سیستمی تحت عنوان 5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم، در ژاپن شکل گرفت، ولی ایده اولیه این سیستم، ژاپنی نمی باشد. ژاپنی ها با الگو برداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و سیستماتیک نمودن آن، این سیستم را ارائه نمودند.
الگوهای اولیه ای که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت، شامل سه دسته از صنایع آمریکایی و اروپایی می باشد.
دسته اول: صنایعی می باشند که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم از زیر ساخت های اساسی آن می باشد مانند: صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکرو الکترونیک که عمومان نیازمند محیطی تحت عنوان "اتاق تمیز یا Clean room می باشند.
دسته دوم: سازمان های خدماتی مانند هتل ها، سوپر مارکت ها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی را در بر می گیرد. در این سازمان ها مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان این گونه از سازمان ها به تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته هایشان، موجب می شود که این سازمان ها برای بقا و رقابت، ناچار باشند که اصول خاصی را رعایت نمایند. به طور کلی در آمریکا رعایت این گونه از اصول (چه اجبار قانونی باشد و چه الزام عرفی و صنفی) در زمینه هایی که مرتبط با بهداشت و سلامتی انسان ها می باشد، خانه داری خوب یا Good House Keeping نامیده می شود.
دسته سوم: شامل سازمان های پیشرو می باشند که به اهمیت مباحثی مانند: انسان، ماشین، انسان - کار و انسان - محیط توجه خاصی نموده و تلاش نموده اند که ارتباطی منطقی و سالم بین انسان- ماشین - کار پدید آورند.
از گذشته آراستگی در همه جوامع بخصوص ایران ما وجود داشته است اما بصورت نظام مند و روشمند نبوده، اولین بار ژاپنی ها در سال 1985 نظام آراستگی را بصورت نظام مند معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی فصلی را به اصول نظام آراستگی به عنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود. ابتدا نظام آراستگی دارای 3 بند بود که پس از آن به 5 اصل تغییر یافت و نام 5S را به خود گرفت.
تعریف کامل 5S چیست؟
5S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط می باشد. (تفاوتی نمی کند این محیط، محیط کار است، محیط خانه است و یا حتی خودرو شخصی) این نظام کمک می کند، همواره محیطی آراسته داشته باشیم.
نظام آراستگی یا 5S شامل 5 مرحله با نام های زیر می باشد:
ساماندهی (Seiri): تفکیک ضروری از غیر ضروری
نظم و ترتیب (Seiton): مرتب کردم و مشخص کردن مکان هر وسیله ای
نظافت (Seiso): تمیز کاری و نگهداری محیط به صورت همواره تمیز
استانداردسازی(Seiketsu): تدوین دستورالعمل ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی
انضباط(Shitsuke): فرهنگ سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها
با رعایت این اصول می توان سازمانی آراسته داشت، البته این نکته نیز قابل توجه است که اجرای نظام آراستگی زمان بر بوده و نیازمند گذر زمان و صبر است، هیچ گاه نمی شود، نظام آراستگی و 5Sرا در یکروز یا یک هفته انجام داد.
عوامل موثر در اجرای 5S:
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم، تاثیر می گذارند. شدت اثر برخی از این عوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم، منوط به آن ها است. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.
به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:
عوامل برون سازمانی
عوامل درون سازمانی
عوامل فردی
عوامل کاری
عوامل سیستمی
مزایای پیاده سازی 5S :
ایجاد یک نظم فراگیر
زیمنه سازی برقراری انضباط سازمانی
کاهش ابهام در کار
زیباسازی محیط کار
بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری های کاری
آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
دسترسی آسان تر و راحت تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آن ها
کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
افزایش روحیه کارکنان
بهبود روابط کارکنان
کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
کاهش خرابی ماشین آلات
تثبیت و بهبود کیفیت
افزایش راندمان و کارایی
کاهش زمان انجام کارها
کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
کاهش ضایعات ناشی زا نابسامانی و در هم ریختگی
جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
چلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها، مواد، قطعات و ابزارهای نسبتا مشابه
افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
تشخص بخشی (شخصیت دادن) به کارکنان
جلب نظر مشتریان
افزایش تعلق سازمانی
زمینه سازی فرهنگ خود انظباطی
کاهش استعفاء و ترک سازمان
افزایش جذابیت محیط کار
ساماندهی:
عبارت است از شناسایی ابزارهای موردنیاز محل کار ،مجموعه گامهایی که ما در محل کار مشخص میکنیم که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید نگه داشته شود یا مشخص نماییم که در یک مکان چه ابزاری مورد نیاز است و آنها را از ابزارهایی که مورد نیاز نیست جدا کنیم. هر منطقه کاری فقط باید شامل اقلامی باشد که برای انجام کار در آن منطقه نیاز است.
نظم و ترتیب :
هر چیزی در محل کار باید یک مکان مشخص داشته باشد و در واقع هر چیزی باید سر جای خودش باشد. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد.مثل آنچه که یک تعمیرکار روی میز کارش دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
پاکیزه سازی :
این اصل به آنجا برمیگردد که ما در محیط تمیز با روحیه بهتر به کار میپردازیم. پاکیزه سازی عبارت است از نگهداری محل کار، بهبود ظاهر محل کار و مهمتر از آن جلوگیری از کثیف شدن محل کار همچون دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی.
استاندارد سازی :
استاندارد سازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. که این مهم با بازبینی دوره ای ، تشکیل کمیته های بازرسی ، استفاده از علائم و نشانه ها و . . . صورت میگیرد.
انضباط :
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود.
5Sدر نهایت منجر به بهبود فرایندهای ذیل میشود:
کاهش زمان نصب
کاهش زمان چرخه
کاهش حوادث
کاهش ضایعات
افزایش امنیت
افزایش فضای اداری در محیط کار
