تحلیل کسب و کار چیست؟
تحلیل کسب و کار، فرآیندی برای تشخیص نیازهای کسب و کار است و برای مشکلات مختلف کسب و کار راه حلهایی پیدا و ارائه میکند. به بیان دیگر، تحلیل کسب و کار، شامل یک سری وظایف و تکنیکهاست که میان سهامداران و ذینفعان ارتباط ایجاد کرده و به آنها کمک میکند تا ساختارها، سیاستها و عملیاتهای مختلف سازمان را درک کنند. به این ترتیب آنها میتوانند برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه حلهایی ارائه دهند.
تحلیل کسب و کار بر روی نوآوریهای مختلف در سازمان انجام میشود. این نوآوریها ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. همچنین، ممکن است در محدوده یک پروژه یا در سراسر سازمان به اجرا گذاشته شود.
میتوانید از تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و همچنین تعیین فعالیتها و اقدامات لازم برای انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آیند استفاده کنید.
استاندارد تحلیل کسب و کار از چشم اندازهای مختلف قابل اجراست. این چشم اندازها مانند یک ذره بین هستند که از طریق آنها، فردی که فرآیند تحلیل تجاری را انجام میدهد، فعالیتهای کاری خود را بر اساس وضعیت فعلی کسب و کار، مورد بررسی و ارزیابی قرار میدهد.
چرا تحلیل کسب و کار مهم است؟
تحلیل کسب و کار بخشی از برنامه هر کسب و کار برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسکهاست، چرا که همه کسب و کارها با اختلال و مشکل روبرو میشوند. این موضوع میتواند در قالب شکست تامین کنندگان، اختلافات کاری، حملات سایبری و… نمود پیدا کند.
علاوه بر این، بسیاری از کسب و کارها علاوه بر انجام فعالیتهای معمول و روزمره خود در راستای استفاده از فرصتها و مقابله با مشکلات، باید پروژههای اعمال تغییرات سازمانی، بهبود فرآیندها، توسعه یک محصول یا خدمت جدید را نیز طراحی و تعریف کنند.
به عنوان مثال، وقتی کسب و کار شما در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید مشتریان، با کاهش فروش روبرو میشود، چه اقداماتی باید انجام دهد؟
یا در شرایطی که با افزایش نرخ برابری ارز و خروج یکی از رقبا از بازار، فرصت دارید که سهم بازار خود را افزایش دهید، چگونه میتوانید از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده کنید؟
چگونه و با چه راهکارهایی میتوانید نقطه ضعفها و مشکلات موجود در فرآیندها یا محصولات خود را شناسایی کرده و برای حل آنها برنامه ریزی کنید؟
تحلیل کسب و کار میتواند برای تمامی این سوالات راه حلهای کارآمد و مناسب پیدا کند.
تحلیلگر کسب و کار کیست؟
تحلیلگر کسب و کار (Business Aanalyst) یا BA، شخصی است که فرآیندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل دادهها پردازش، تفسیر و مستند سازی میکند.
شما به عنوان یک تحلیلگر باید بدانید چگونه بین اهداف سازمان و اهداف واقع گرایانه ارتباط ایجاد کنید. علاوه بر این، لازم است برای رسیدن به این اهداف واقعی، یک برنامه جامع و مفصل طراحی کنید.
همان طور که اشاره کردیم، وظیفه تحلیلگران کسب و کار این است که اطلاعات ارائه شده توسط مشتریان، مدیران، کارکنان، متخصصان فناوری اطلاعات و افرادی که با سازمان در تعامل هستند، تحلیل و ترکیب کنند. این نکته را هم بدانید که تحلیلگران، فقط بر روی خواستههای تعریف شده تمرکز نمیکنند، بلکه نیازهای واقعی ذینفعان را نیز استخراج کرده و ارتباط بین واحدهای سازمانی را تسهیل میکنند.
مهارتهای لازم برای یک تحلیلگر کسب و کار چیست؟
موارد زیر از مهمترین مهارتهای یک تحلیلگر کسب و کار به شمار میرود:
- مهارتهای ارتباط بین فردی و مشاوره
- مهارتهای ارتباط شفاهی و کتبی
- مهارت تفکر تحلیلی
- مهارتهای حل سئله
- آگاهی از ساختار کسب و کار
- مهارتهای سازمانی
- دقت بالا و توانایی تکمیل جزئیات
- توانایی تجزیه و تحلیل هزینهها
- توانایی مدل سازی فرآیندها
- توانایی درک شبکه، پایگاه داده و سایر تکنولوژیها
مراحل تحلیل کسب و کار چیست؟
مرحله1: اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
این مرحله، مهمترین بخش در فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار به شمار میرود، چرا که نمونه تحلیل کسب و کار، همیشه با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز میشود. از آنجا که تحلیلگران کسب و کار باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را به طور واضح مشخص کنند، بنابراین اختصاص دادن زمانی برای گردآوری برخی اطلاعات اساسی، کاملا ضروری است.
تحلیلگران کسب و کار در این مرحله وظیفه دارند:
نقش خود را به عنوان تحلیلگر کسب و کار مشخص کنند.
ذینفعان اصلی را تعیین کنند.
سیستم کسب و کار و فرآیندهای موجود را به طور صریح و دقیق درک کنند.
گذشته پروژه به طور کامل شناسایی و بررسی کنند.
دغدغه بعدی در این مرحله، شناسایی شرایط و موقعیتهای تاثیرگذار است. تحلیلگران باید در جستوجوی شرایطی باشند که بتواند بر رویکرد استراتژیک یک پروژه تاثیرگذار باشد.
یکی از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تجزیه و تحلیل PESTLE است که برای ارزیابی 6 نیروی مهم خارجی کاربرد دارد. این 6 نیرو عبارتند از: شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، حقوقی و مسائل اخلاقی.
یکی دیگر از راه حلهای موثر در این زمینه، چارچوب پنج نیروی Porter است که جهت شناسایی عواملی که میتوانند بر پروژه فشار ایجاد کنند، مورد استفاده قرار میگیرد. این 5 نیرو شامل رقبا، خریداران، تامین کنندگان، جایگزینها و تازه واردها هستند. بررسی و ارزیابی این نیروها در تعیین میزان تاثیر آنها بر پروژه، کمک قابل توجهی میکند.
مرحله2: اهداف اصلی کسب و کار را مشخص کنید
اکنون تحلیلگران باید استراتژیها و اهداف کسب و کار را تعیین کنند. انجام این کار به آنها و مدیران پروژه کمک میکند تا تمرکز خود را بر روی چشم انداز پروژه حفظ کنند.
یک تحلیلگر کسب و کار در این مرحله مسئولیتهایی بر عهده دارد، از جمله اینکه:
انتظارات ذینفعان را شناسایی کند.
نسبت به صراحت و قابل دستیابی بودن اهداف کسب و کار اطمینان داشته باشد.
مطمئن باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدوده تجزیه و تحلیل، فراهم میکند.
خوب است بدانید که تکنیکهایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، برخی از تکنیکهای اثبات شده و کارآمد برای این مرحله به شمار میروند.
مرحله3: محدوده تجزیه و تحلیل کسب و کار را مشخص کنید
بهتر است یک عبارت واضح، دقیق و کامل را به عنوان دامنه تعریف کنید. این به عنوان یک مفهوم پیشبرد، به اعضای تیم شما کمک میکند تا نیازهای کسب و کار را بهتر درک کنند. به خاطر داشته باشید که دامنه، نوعی راهنما برای تمام مراحل فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
تحلیلگر کسب و کار در این مرحله باید:
از محدوده و حوزه تحلیل کسب و کار، یک پیش نویس واضح و دقیق تهیه کند.
در مورد ماهیت، فناوری و تغییرات فرآیندی، راه حل مناسب و موثر ارائه دهد.
مرحله4: برنامه تجزیه و تحلیل کسب کار خود را ایجاد کنید
برنامه ریزی، یکی از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه است. یک تحلیلگر کسب و کار با همراهی صاحب پروژه، میتواند برنامهای مفید جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند. این برنامه بسیاری از سوالات شما و تیم شما را در مورد پروژه پاسخ میدهد، در فرآیند تجزیه و تحلیل شفافیت ایجاد میکند و به شما کمک میکند الزامات پروژه را به طور دقیق تعریف کنید.
مسئولیتهایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب و کار دخالت دارند، عبارتند از:
انتخاب مناسبترین اقلام قابل تحویل در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار
تعریف فهرست خاص خروجیهای تحلیل کسب و کار، این فهرست باید ضمن پوشش کامل دامنه، ذینفعان را نیز شناسایی کند.
طراحی جدول زمانی برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسب و کار
مرحله 5: الزامات را با جزئیات تعریف کنید
الزامات و نیازمندیها را به طور دقیق، شفاف و قابل اجرا تعریف کنید، چرا که الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه حلها و راهکارها در اختیار تیم پیاده سازی قرار میدهد.
مهمترین مسئولیتهای تحلیلگر کسب و کار در این مرحله عبارت است از:
جمع آوری اطلاعات
تجزیه و تحلیل اطلاعات
استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش نویس اولیه
بررسی و اعتبار سنجی محصولات خروجی
طراحی سوالات مناسب برای از بین بردن شکافها
مرحله6: از اجرای فنی حمایت کنید
شما به عنوان یک تحلیلگر باید به هر روش ممکن، به تیم فنی کمک کنید. از آنجا که بسیاری از راه حلها به استفاده از نرم افزار نیاز دارند، تحلیلگر کسب و کار باید در کنار تیمهای IT فعالیت کند.
در طی این فرآیند، وظایف اصلی تحلیلگران کسب و کار به صورت زیر است:
طراحی و بازبینی راه حل نهایی
به روز رسانی و بسته بندی مستندات مورد نیاز
همکاری با متخصصان تضمین کیفیت
اطمینان از درک اهمیت الزامات فنی
مدیریت تغییرات
آمادگی برای پاسخ به سوالات و کمک به حل برخی مشکلات
مرحله7: در اجرای راه حل به سازمان کمک کنید
این مرحله شامل ایجاد مستندات روشن و دقیق، به همراه آموزش کاربران نهایی است. هدف این مرحله، اطمینان از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرش تغییرات است. در صورتی که یک سازمان نتواند به درستی از راه حلها استفاده کند، دستیابی به اهداف سخت و پیچیده میشود. بنابراین، تحلیلگر کسب و کار باید در این مرحله برای حمایت از کسب و کار، مشارکت موثر داشته باشد.
وظایف تحلیلگران کسب و کار در این مرحله به شرح زیر است:
تحلیل و توسعه اسناد فرآیند کسب و کار (این اسناد به شما خواهد گفت در روند کسب و کار چه تغییراتی باید ایجاد شود(
آموزش کاربران نهایی، تا آنجا که تمامی فرآیندها و تغییرات را به خوبی درک کنند.
همکاری با کاربران کسب و کار
مرحله8: ارزش ایجاد شده توسط راه حل را ارزیابی کنید
در طول فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. در طول تحلیل کسب و کار، نتایج و جزئیات مورد بررسی قرار میگیرند، مشکلات حل میشوند، روابط شکل میگیرند و تغییرات مدیریت میشوند. به این ترتیب میتوانید ارزش ایجاد شده توسط راه حلها را بررسی و ارزیابی کنید.
مسئولیتهای اصلی تحلیلگر کسب و کار در این مرحله شامل:
ارزیابی پیشرفت واقعی
انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
پیشنهاد پروژههای پیگیری
مسئولیتهای یک تحلیلگر کسب و کار
وظیفه تحلیلگران کسب و کار پر کردن شکاف بین فناوری اطلاعات و کسب و کار با استفاده از تجزیه و تحلیل دادهها است که از این طریق میتوانند به ارزیابی فرایندها، تعیین الزامات و ارائه توصیهها و گزارشها به مدیران و ذینفعان بپردازند.تحلیلگری کسب و کار نیازمند مهارتهای سختافزاری و نرمافزاری است. یک تحلیلگر کسب و کار باید بداند که چگونه میتواند روند تحلیل دادهها را تجزیه و تحلیل کند و گزارش دهد و همچنین بتواند این اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارد و آنها را در کسب و کار اعمال کند.تحلیلگران کسب و کار با رهبران و کاربران کسب و کارها ارتباط برقرار میکنند تا بفهمند که چگونه تغییرات مبتنی بر دادهها برای پردازش، محصولات، خدمات، نرمافزار و سختافزار میتواند کارایی یک کسب و کار را بالا ببرد و ارزش افزوده را افزایش دهد. آنها باید ایدهها را بیان کنند تا بتوانند بین آنچه از لحاظ تکنولوژیکی امکانپذیر و از لحاظ مالی و عملکردی منطقی است تعادل برقرار کنند.نقش یک تحلیلگر کسب و کار به طور مداوم در حال تحول و تغییر است. به ویژه به این دلیل که شرکتها برای تکمیل فعالیتهای کسب و کار، بیشتر به دادهها متکی هستند. هر شرکت دارای مسائل مختلفی است که یک تحلیلگر کسب و کار میتواند با آنها برخورد کند و این برخورد میتواند از طریق تغییر فناوریها یا جلب رضایت مشتری در سازمانهای بزرگ باشد.
پس از اجرای پروژه، تحلیلگر کسب و کار مسئولیت موارد زیر را بر عهده دارد:
ارائه پروژههای تکمیلشده به مشتریان و ذینفعان کسب و کار
ایجاد یک کتابچه راهنمای آموزشی
مستندسازی محصول نهایی به عنوان یک ابزار یادگیری برای بهینهسازی پروژههای آینده
اگرچه هر شرکت دارای ویژگیهای منحصر به فردی است که بر وظایف یک تحلیلگر کسب و کار تأثیر میگذارد، وظایف کلی یک تحلیلگر کسب و کار در ادامه آمدهاند:
تجزیه و تحلیل رفتار مصرفکننده و دادههای بازار
تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی و سیاستهای تحمیلشده توسط شرکت
انجام کارهای مربوط به سیستم مستندسازی و انتشار اطلاعات در مورد وضعیت فعلی بازار، از جمله رفتار مصرفکننده، که از آن به عنوان مبنایی برای مرجع شرکت استفاده میشود
نظارت و ارزیابی دادههایی که از پردازش دادههای مختلف اعم از مجلات، روزنامهها و سایر تحقیقات به دست آمده است
ارائه راهکارهای مناسب برای بهبود کیفیت خدمات و عملکرد شرکت در دستیابی به اهداف آن
کمک به مدیران پروژه و سایر کارشناسان در طراحی برنامههای کاربردی موثر و کارآمد
یک تحلیلگر کسب و کار چه مهارتهایی باید داشته باشد؟
طبق گفته موسسه بینالمللی تجزیه و تحلیل کسب و کار، برخی از مهمترین مهارتها و تجارب برای یک تحلیلگر کسب و کار عبارتند از:
مهارتهای ارتباطی شفاهی و کتبی
مهارتهای بین فردی و مشاوره
مهارتهای تسهیل
تفکر تحلیلی و حل مسئله
توانایی تکمیل جزئیات و سطح بالای دقت
مهارتهای سازمانی
آگاهی از ساختار کسب و کار
تجزیه و تحلیل متقابل
مهندسی مورد نیاز
تجزیه تحلیل هزینهها
مدلسازی فرایندها
درک شبکهها، پایگاههای داده و سایر تکنولوژیها
تجزیه و تحلیل کسب و کار در واقع یک رویکرد منظم برای مدیریت تغییرات در سازمانها بوده که تحلیلگر کسب و کار در واقع عامل این تغییرها است.
تحلیلگران معمولاً راهحلها را شناسایی میکنند و جهت بالا بردن ارزشهای سازمان آنها را تعریف و اجرایی میکنند. تحلیلگران کسب و کار در تمام سطوح سازمان فعالیت دارند و خود را درگیر همه مسائل میکنند.
تعریف استراتژیها، ایجاد معماری منابع انسانی، ایجاد معماری سازمانی، تعریف اهداف و الزامات برنامهها و بهبود مستمر فناوریها از جمله وظایف این افراد در سازمان است.
نتیجه کار تحلیلگر کسب و کار
تحیلگر کسب و کار با تجزیه و تحلیل مناسب، سبب تحقق منافع، اجتناب از هزینهها، شناسایی فرصتهای جدید، درک تواناییهای موردنیاز و مدلسازی سازمانی میشود؛ بنابراین با استفاده از یک تجزیه و تحلیل مؤثر، میتوان اطمینان حاصل کرد که سازمان مربوطه این مزایا را دریافت کرده و در نهایت نحوه تجارت خود را بهبود میبخشد.
چگونه میتوان تجارت و نیازهای آن را تجزیه و تحلیل کرد؟ در پاسخ به این سؤال باید موارد زیر را عنوان کرد:
1. تجزیه و تحلیل سرمایهگذاری:
این بخش، مجموعهای از فعالیتهای قبل از پروژه را شامل میشود که منجر به انتخاب پروژه میگردد. این فعالیتها به حفظ معماری تجارت شما کمک میکند و شما را برای تصمیمگیری آماده میکند. به همین دلیل در تجزیه و تحلیل کسب و کار بسیار مفید است.
2. برنامهریزی و مدیریت نیازمندیها:
در این مرحله شما باید وظایف و منابعی که با برنامهریزی شما در ارتباط هستند را تعریف کنید. در واقع این مرحله به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید که فعالیتهای انجام شده مناسب پروژه هستند یا خیر.
3. استخراج نیازمندیها:
این مرحله شامل تحقیق و کشف نیازمندیها از کاربران، مشتریان و سهامداران است.
4. تجزیه و تحلیل نیازمندیها:
در این مرحله چگونگی نیاز سهامداران به تجزیه و تحلیل کسب و کار، ساختار و طراحی و اجرای راهحلها شرح داده شده است. تجزیه و تحلیل نیازمندیها به شما کمک میکند تا روشها و ابزارهای مورداستفاده برای دادههای خام را تعریف کنید.
5. ارتباطات موردنیاز:
این مرحله مجموعهای از فعالیتها جهت بیان خروجی تجزیه و تحلیل نیازمندیها است. علاوه بر این قبل از اجرای یک راهحل، باید مورد ارزیابی و تأیید قرار گیرد.
6. تکامل و اعتبار سنجی راهحلها:
در این مرحله مشخص میشود که راهحل شما میتواند اهداف را برآورده کند یا خیر.
تکنیکهای رایج در تجزیه و تحلیل کسب و کار
1. تکنیک MOST؛
این تکنیک، یک فرم کوتاه از اهداف و استراتژیها است که به مدیران اجازه میدهد تا یک تجزیه و تحلیل کاملی از هدف یک سازمان داشته باشند و نحوه دستیابی به این اهداف را مشخص میکند.
تکنیک MOST از بهترین روشهای تجزیه و تحلیل کسب و کار است که با استفاده از آن تحلیلگر کسب و کار، آنچه را که باید سازمان انجام دهد را موردبررسی و تجزیه و تحلیل قرار میدهد.
2. تکنیک PESTEL؛
همیشه یکسری عوامل محیطی وجود دارند که بر روی برنامهریزیهای استراتژیک کسب و کار تأثیر میگذارند. این مدل به تحلیلگران کمک میکند تا تمام عوامل خارجی را که ممکن است سازمان را تحت تأثیر قرار دهند، ارزیابی کنند و همچنین نحوه بررسی آنها را مشخص میکند. شناسایی این محرکهای کلیدی از جمله وظایف تحلیلگر کسب و کار است.
این روش دارای یک چارچوب ساده برای تجزیهوتحلیل کسب و کار است که شامل مهارتهای کاربردی است. بهوسیله این تکنیک، میتوان تهدیدات بالقوه را شناسایی و کاهش داد.
3. تکنیک SWOT؛
این متد فرم کاملی از نقاط ضعف، نقاط قوت، فرصتها و تهدیدها است. در واقع این متد به شما کمک میکند که بخشهای دارای نقاط ضعف و قوت را پیدا کنید. همچنین امکان تخصیص منابع مناسب را فراهم میکند. این بخش مشخص میکند که زمینههای مشکل چیست و راهحلهای پیشنهادی چگونه بر کسب و کار و افراد مرتبط با آن تأثیر میگذارند. این تکنیک، یک تکنیک رایج تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
4. تکنیک MosCow؛
در این روش یک چارچوب ارائه میشود که نیازهای فردی در آن موردبررسی قرار میگیرد. در این متد همچنین اولویتبندی نیازها انجام میشود.
5. تکنیک CATWOE؛
این تکنیک به شما کمک میکند تا تمام فرآیندهایی که ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد، بشناسید. این اصطلاح مخفف کلمات مشتریان، بازیگران، فرآیند تحول، نمای جهانی، مالک و محیطزیست است.
در واقع شناسایی میکند که مشتریان شما چه کسانی هستند، چه کسانی درگیر این وضعیت هستند، چه فرآیندهایی از این مسئله تأثیر میپذیرند، چه کسانی مالک این وضعیت بوده و اثرات گسترده این وضعیت چه چیزی است. از مهمترین مزیتهای این تکنیک، دریافت برداشتهای متفاوت از ذینفعان در یک پلتفرم مشترک است. به همین جهت این تکنیک یک تکنیک تقریبا کامل برای تجزیه و تحلیل کسب و کار به نظر میرسد که البته میتوان با دیگر تکنیکها هم زمان از آن نیز استفاده کرد.
6. تکنیک The 5 Whys؛
این متد شامل سؤالات عمدهای است که به تحلیلگران کمک میکند تا علت و ریشه وضعیت موجود را پیدا کنند.
7. تکنیک Six Thinking Hats؛
این روش به شما کمک میکند که دیدگاهها و ایدههای متناوب را در نظر بگیرید. در این روش تعدادی سؤالهای پیشگویی وجود دارد که به تحلیلگران کمک میکند که ریشه مشکلات را پیدا کنند.
تکنیکهای بالا همه کارآمد و مفید هستند و وظیفه تحلیلگر کسب و کار این است که بهترین را انتخاب کند و با توجه به آن، تجزیه و تحلیل کسب و کار را تا حصول نتیجه به انجام برساند.