گزارش نویسی

گزارش نویسی

گزارش نویسی از جمله مهارت‌هایی است که همه‌ی ما بر اهمیتِ آن تاکید داریم؛ اما وقت چندانی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمی‌دهیم.

این درحالی است که اهمیت گزارش نویسی کمتر از سایر جنبه‌های مهارت ارتباطی نیست و اتفاقاً می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در فضای درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد.

اهمیت گزارش نویسی

گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، می‌تواند سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.

تهیه‌ی کوچک‌ترین سندهای سازمانی هم نمونه‌ای از تنظیم گزارش محسوب می‌شود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را می‌توان از جنس گزارش نویسی دانست.

کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.

مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود.

گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازه‌واردان و افراد کم‌تجربه در سازمان‌ها نیز هست. 

معمولاً سرپرستان و مدیران، فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند کارهای نسبتاً تخصصی را به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نکنند.

حاصل این وضعیت، آن است که یکی از نخستین فعالیت‌هایی که به تازه‌واردها تفویض می‌شود، گزارش نویسی است.

این در حالی است که متاسفانه بسیاری از افراد تازه‌وارد، این فعالیت‌ها را به چشم فرصتی ارزشمند نگاه نمی‌کنند و اغلب آن را نمونه‌ای از بیگاری کشیدن مدیران از زیردستان در نظر می‌گیرند (طبیعتاً با چنین دیدگاهی، تلاش چندانی صرف بهبود شیوه گزارش نویسی خود نخواهند کرد).

با این توضیحات می‌توانیم بگوییم بر خلاف تصور اولیه، رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، معمولاً علاوه بر وظیفه‌ی تنظیم گزارش کار روزانه با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارشهای مدیریتی نیز درگیر می‌شوند.

قبل از ورود به اصلِ بحثِ مهارت گزارش نویسی لازم است گزارش را تعریف کنیم. سپس به سراغ انواع گزارش و مراحل گزارش نویسی خواهیم رفت و به جزئیات بیشتری در زمینه‌ی نحوه گزارش نویسی خواهیم پرداخت.

معنای لغوی گزارش چیست؟

گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه‌ی گزار و پسوند ش درست شده است (درست مانند آزمایش، پرورش، نکوهش و مانند این‌ها).

گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آن‌ها به بحث ما نزدیک‌تر است:

تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)

تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبرگزار)

گزارش با این معانی، واژه‌ای کهن محسوب می‌شود و نمونه‌های آن را حتی می‌توان در شاهنامه‌ی فردوسی هم یافت.

در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.

در دوره‌ای که استفاده از زبان عربی در میان فارسی‌زبانان بیش از امروز رایج بود، تقریر کردن هم در بسیاری از نوشته‌ها به‌کار می‌رفت. مثلاً می‌گفتند: چنین تقریر کرده‌اند که…

تقریر امروز هم در زبان تجاریِ عربی، تقریباً معادل Report است و در گفته‌ها و نوشته‌ها هنگام اشاره به گزارش دهی از آن استفاده می‌شود.

گزارش نویسی چیست ؟

در محیط‌های تجاری، فنی یا علمی و به طور کلی در محیط‌های کاری بنا به دلایل بسیاری نیاز به تهیه گزارش است. گزارش بر حقایق تمرکز دارد و با مقاله متفاوت است.

این که ساختار گزارش به چه صورتی باشد و چه ملزوماتی نیاز است در یک گزارش رعایت شوند، به سازمان و ارگان شما بستگی دارد. بنابراین نیاز است پیش از شروع به گزارش نویسی حتما بررسی کنید که آیا در ارگان و سازمان شما، دستور العمل خاصی برای نگارش گزارش وجود دارد یا خیر.

یک گزارش شامل چه مواردی است؟

یک گزارش ممکن است شامل یک یا چند مورد از موارد زیر باشد.

شرحی از ترتیب موقعیت‌ها یا رویدادها

توضیحاتی از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها و موقعیت‌ها دارند. این توضیحات می‌تواند از دیدگاه نویسنده گزارش باشد یا نقل و قولی از دیگر افراد. اگر از نقل و قول دیگران استفاده می‌کنید، حتما باید به این موضوع اشاره کنید که چه کسی آن‌ها را بیان کرده است.

ارزیابی و تحلیل رویدادها با استفاده از تحقیقات صورت گرفته.

بیان نتایج و اقداماتی که می‌توان انجام داد.

توصیه شما از بهترین اقدامات ممکن.

بیان نتیجه.

البته که نیازی نیست از همه موارد در نگارش یک گزارش استفاده شود و اگر سازمان شما دستور العمل و ساختار خاصی مدنظر دارد، بایستی از آن ساختار پیروی کنید.

اهمیت گزارش نویسی

گزارش نویسی به دلایل زیادی دارای اهمیت است و نقش تعیین کننده‌ای را در هر ارگان و سازمان ایفا می‌کند. از جمله دلایل اهمیت نوشتن گزارش، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

گزارش یک سند حاوی اطلاعات است. این اطلاعات بر اساس یک محور و هدف خاص نگارش شده‌اند و مخاطبان آن نیز می‌توانند مدیران یا کارکنان یک سازمان باشند. در واقع در گزارش‌ها، اطلاعات و رویدادهای مهم هر دوره زمانی به صورت مشخص و تفکیک شده گردآوری می‌شوند.

یک گزارش حرفه‌ای و خوب می‌تواند با مشخص کردن داده‌های مهم، امکان بررسی و حل مشکلات را در سازمان‌ها فراهم کند. در حقیقت گزارش نویسی یکی از راه‌های پیدا کردن موانعی است که در مسیر رسیدن به هدف سازمانی به وجود می‌آیند.

در گزارش‌ها نتیجه عملکرد کارکنان یک سازمان در یک دوره زمانی مشخص به صورت نمودارها، جداول، گراف‌ها و سایر ابزارهای اینفوگراف مشخص می‌شود. از این رو مدیران هر سازمان می‌توانند متناسب با این اطلاعات، تصمیماتی را اتخاذ کنند که به بهبود روند فعالیت آن مجموعه کمک می‌کند.

بسیاری از اوقات تصمیماتی که توسط مدیران برای رسیدن به اهداف‌ سازمانی اتخاذ می‌شود، تصمیمات درستی نیستند. از این رو گزارش‌های ماهانه می‌توانند کارایی این تصمیمات را به خوبی مشخص کنند. مدیران می‌توانند با بررسی گزارش‌ها، در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنند.

گزارش‌ها در رشد و پیشرفت کسب و کارها نقش مهمی دارند. چرا که می‌توانند اطلاعات مفیدی از جمله هزینه‌ها، سود و میزان ضرر را در اختیار مدیران هر مجموعه قرار دهند. گزارش‌ها معمولا جزئیات را بررسی می‌کنند. جزئیاتی که در نهایت سبب توسعه و رشد برنامه‌های سازمانی می‌شوند.

انواع گزارش نویسی

اگر کارمند یک شرکت یا سازمان هستید، به احتمال زیاد نیاز دارید برای ثبت برنامه‌ها و فعالیت‌های خود، گزارش نویسی را فرا گیرید. به عنوان مثال شما به ماموریت کاری می‌روید یا به عنوان نماینده سازمان خود از یک مجموعه بازدید می‌کنید یا در جلسه مهمی شرکت می‌کنید. در هر صورت نیاز دارید خلاصه‌ای از اتفاقاتی که رخ داده است و فعالیت‌هایی که داشته‌اید را در قالب یک گزارش مکتوب به مدیران ارائه دهید.

البته خوب است بدانید که تمامی گزارش‌ها برای مدیران نیست و مخاطبان گزارش شما می‌توانند همکاران، مشتریان و غیره نیز باشند. از این رو برای شناخت هر چه بهتر گزارش نویسی، لازم است که انواع آن را بشناسید.

شناخت انواع گزارش‌ها به ما کمک می‌کنند تا بتوانیم در گزارش نویسی خود از نکات متفاوتی استفاده کنیم. به عنوان مثال استفاده از قالب و نوع نگارش گزارش‌های غیررسمی برای نگارش گزارش‌های رسمی ایده خوبی نیست. در این صورت حتی اگر شما تمامی نکات را نیز رعایت کرده باشید، باز هم قالب و نوع نگارش مورد استفاده شما اشتباه است. در ادامه انواع گزارش‌ها را بیان خواهیم کرد.

گزارش طولانی و کوتاه

تعریف این نوع گزارش‌ها با توجه اسمشان کاملا مشخص است. یک گزارش یک یا دو صفحه‌ای که گاها به عنوان یادداشت نیز شناخته می‌شوند در دسته گزارش کوتاه قرار می‌گیرند. در صورتی که یک گزارش ۴۰ صفحه‌ای یک گزارش طولانی است. معمولا گزارش‌های طولانی به صورت رسمی‌تری نوشته می‌شوند.

گزارش داخلی و خارجی

گزارش داخلی به گزارش‌هایی گفته می‌شوند که در درون یک سازمان تهیه می‌شوند و مخاطب آن نیز افراد همان سازمان هستند. اما گزارش‌های خارجی برای درج در سایت‌های خبری، روزنامه‌ها و … تهیه می‌شوند. نام دیگر گزارش‌های خارجی، گزارش‌های عمومی است.

گزارش عمودی و جانبی

این تقسیم بندی مربوط به سلسله مراتب و مخاطب نهایی گزارش است. اگر گزارش تهیه شده توسط شما برای مافوق و مدیر شما باشد، این گزارش یک گزارش عمودی است. در کل هر جا جهت گزارش‌ها رو به بالا یا رو به پایین حرکت کند، به آن گزارش، گزارش عمودی می‌گویند. یعنی اگر شما مدیر هستید و مخاطب گزارش نویسی شما، کارمندان شما هستند نیز به عنوان یک گزارش عمودی شناخته می‌شود.

از سوی دیگر اگر مخاطب گزارش، همکاران شما باشند یا گزارش بین واحدهای هم سطح یک سازمان و ارگان رد و بدل شود به عنوان گزارش جانبی شناخته می‌شود. گزارش‌های جانبی به افزایش هماهنگی و نظم در سازمان‌ها کمک می‌کنند.

گزارش دوره‌ای

یکی دیگر از انواع گزارش نویسی ها، گزارش‌های دوره‌ای هستند. گزارش‌های دوره‌ای در تاریخ‌های منظم و از پیش برنامه ریزی شده ارسال می‌شوند. اکثرا از این نوع گزارش‌ها برای ارزیابی اقدامات استفاده می‌شود و از این رو یکی از ابزارهای مفید کنترل برای مدیران به شمار می‌آیند.

گزارش‌های رسمی و غیر رسمی

یکی دیگر از دسته‌بندی‌های گزارش نویسی، تقسیم گزارش‌ها به گزارش‌های رسمی و غیررسمی است.

گزارش‌های رسمی از ساختار منظم و دقیقی تشکیل یافته‌اند. معمولا بر عینیت‌ها تمرکز می‌کنند و سازماندهی بسیار خوبی دارند. در گزارش‌های رسمی جزئیات با دقت بالایی درج می‌شود و سبک نوشتاری نویسنده نیز باید یک سبک رسمی باشد. به عنوان مثال ضمایر شخصی نباید در گزارش‌های رسمی وجود داشته باشند.

در مقابل در گزارش‌های غیررسمی معمولا پیام‌ها و نتیجه‌های کوتاهی به صورت غیر رسمی و آزادانه بیان می‌شوند. گزارش‌هایی که بین همکاران رد و بدل می‌شود اغلب از نوع گزارش‌های غیر رسمی است.

گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی

از مهم‌ترین دسته بندی‌های گزارش نویسی، دسته بندی گزارش‌ها به گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی است.

اگر بخواهیم گزارش‌های اطلاعاتی را تعریف کنیم می‌توانیم با ذکر مثال‌هایی این موضوع را مشخص کنیم. گزارش‌هایی مانند گزارش‌های حضور و غیاب، گزارش‌های مالی ماهانه و سالانه از جمله گزارش‌های اطلاعاتی هستند. در این گزارش‌های اطلاعات واضح و مشخصی بیان می‌شود.

گزارش‌های تحلیلی به گزارش‌هایی همچون تحقیقات علمی، گزارشات امکان سنجی و ارزیابی یک پروژه، گزارش عملکرد کارکنان و غیره گفته می‌شود. معمولا در پایان این نوع گزارش‌ها، نویسنده به بیان پیشنهاداتی می‌پردازد.

گزارش‌های پیشنهادی

در گزارش‌های پیشنهادی معمولا راه‌حل‌هایی برای حل مسائل داده می‌شود. نویسنده سعی می‌کند با نگارش این نوع گزارش، توضیح دهد که چگونه آن ارگان و سازمان می‌تواند مشکلی که با آن مواجه است را برطرف نماید.

گزارش‌های عملکردی

آخرین دسته بندی گزارش نویسی که قصد داریم در رابطه با آن توضیحاتی را ارائه دهیم، گزارش‌های عملکردی هستند. گزارش‌های بازاریابی، گزارش‌های حسابداری، گزارش‌های مالی و غیره همگی به نوعی گزارش عملکردی محسوب می‌شوند و عملکردی را ارائه می‌کنند.

البته که بسته به سازمان و ارگانی که در آن مشغول به کار هستید، انواع دیگر گزارش نیز ممکن است وجود داشته باشد. اما به طور کلی سعی کردیم اکثر گزارش‌ها را پوشش دهیم و در رابطه با هر یک توضیحات مختصر و مفیدی را ارائه کنیم. اکنون بهتر است به این موضوع بپردازیم که چگونه می‌توان گزارش حرفه‌ای و کارآمدی را نوشت.

چطور گزارش بنویسیم ؟

اکنون که انواع گزارش‌ها را شناخته‌اید، بهتر است به خود گزارش نویسی بپردازیم و ساختار یک گزارش حرفه‌ای را مورد بررسی قرار دهیم.

اهمیت قسمت بندی و شماره گذاری در گزارش نویسی

گزارش باید به گونه‌ای نوشته شود که اطلاعات با ساختار منظمی در اختیار مخاطبان قرار گیرد و به مخاطبان اجازه دهد به سادگی بتوانند اطلاعاتی را که به دنبالش هستند، به دست آورند.

برای این که مخاطبان بتوانند به سادگی و به سرعت به اطلاعات مدنظرشان دسترسی پیدا کنند، نیاز است گزارش به بخش‌ها و عناوین مرتبط به هم تقسیم شوند و گزارش ما فهرست منسجمی داشته باشد. توجه به عنوان‌ها و زیر عنوان‌ها، توجه به شماره صفحات و غیره همگی در نگارش یک گزارش مهم هستند. می‌توانید به سادگی و با استفاده از نرم افزاری مانند نرم افزار Microsoft  Word صفحات گزارش خود را شماره‌گذاری کنید و تیترها و عناوین را مشخص کنید.

شروع گزارش نویسی

اولین مرحله در نگارش گزارش، برنامه ریزی برای نوشتن آن گزارش است. ساختار گزارش باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شیوه ممکن اطلاعات، افکار و پیشنهادات شما بتوانند در اختیار مخاطب قرار گیرند. از این رو بهتر است پیش از شروع به گزارش نویسی، برای نگارش کلی آن برنامه‌ای در نظر داشته باشید.

توجه به دستورالعمل‌ها

این موضوع مهم است که گزارش شما مطابق با دستورالعمل و دستور کار ارگان و سازمان شما تهیه شود.

در تمام مدت به هدف گزارش خود توجه داشته باشید.

معمولا از ابتدا می‌دانید که این گزارش قرار است در چه حیطه‌ای نوشته شود و مخاطبان آن نیز چه کسانی هستند. پیشنهاد می‌کنیم همواره به این موضوع توجه داشته باشید و از هدف اصلی گزارش خود دور نشوید.

ممکن است نیاز باشد که منابع و ماخذ نوشته‌هایتان را نیز به همراه گزارش ارائه دهید. این موضوع مهم است که متوجه باشید از چه منابعی اطلاعات خود را به دست آورده‌اید و بتوانید گفته‌های خود را ثابت کنید.

ساختار گزارش

در گزارش نویسی بایستی به ساختار گزارش توجه داشته باشیم. ساختار یک گزارش به صورت کلی در دستورالعمل و دستور کار گزارش نویسی هر سازمان مشخص شده است اما اگر دستور العمل خاصی در ارگان و سازمان شما وجود ندارد، می‌توانید از دستور العمل پیشنهاد ما استفاده کنید. معمولا هر گزارش بایستی شامل چکیده، مقدمه، بدنه اصلی گزارش، پیشنهادات و نتایج باشد.

چکیده

چکیده یک گزارش معمولا خلاصه کوتاهی از کل محتویات نگارش شده در گزارش است. بهتر است نوشتن بخش چکیده به زمانی موکول کنید که تمامی نکات گزارش را نوشته‌اید و در قسمت‌های پایانی گزارش نویسی خود هستید.

چکیده یک گزارش نباید بیشتر از یک صفحه باشد و بهتر است در حدود نصف صفحه باشد. هدف از نگارش چکیده در گزارش نویسی نیز این است که مخاطبان بتوانند با یک نگاه کلی از محتویات گزارش با خبر شوند.

مقدمه

یکی از اصول گزارش نویسی، ذکر مقدمه است. مقدمه خوب نشان می‌دهد که شما می‌خواهید در طول گزارش چه چیزی بگویید. برای مثال اگر قصد دارید در رابطه با راه‌حل‌های یک مشکل، گزارشی را تهیه کنید بهتر است در مقدمه به صورت خلاصه به بیان مشکلاتی که وجود دارند بپردازید. همچنین در این بخش می‌توانید اشاره کوتاهی نیز به قسمت نتیجه گیری داشته باشید.

بدنه اصلی یک گزارش

بدنه اصلی یک گزارش باید به گونه منظمی ساختاربندی شود و خواننده بتواند به راحتی در میان موضوعات ارائه شده در گزارش، هدایت شود. برای رسیدن به این هدف بهتر است که بدنه اصلی گزارش به بخش‌های مختلفی تقسیم شود و هر بخش نیز خود از زیربخش‌های مرتبطی شکل گیرد. در هر بخش و زیر بخش باید نکات اصلی به خوبی و به صورت شفاف بیان شوند. تمام اطلاعاتی که در بدنه اصلی گزارش ذکر می‌شوند بایستی به موضوع اصلی مربوط باشند و جوانب مختلف آن را پوشش دهند.

نتیجه گیری و پیشنهادات

نتیجه گیری و پیشنهادات می‌توانند تحت یک عنوان ذکر شوند و هم می‌توان آنان را به صورت جداگانه بیان کرد. در نتیجه گیری مشخص می‌کنیم که می‌توان چه نتایجی را از موضوعات گفته شده برداشت کرد. می‌توان از نتایج تجربی نیز استفاده کرد.

در قسمت پیشنهادات نیز نویسنده گزارش بایستی توصیه‌هایی را ارائه دهد که به بهتر شدن وضعیت موجود کمک می‌کنند. این توصیه‌ها بایستی دقیق باشد و به عنوان مثال اگر پیشنهادات حاوی پیشنهادات مالی است باید رقم تخمین زده مشخص شود.

سبک نوشتن در گزارش نویسی

در حین نگارش یک گزارش بایستی هدفتان کاملا شفاف و مشخص باشد. گزارش در هر زمینه‌ای که نگارش می‌شود بایستی گزارش جامع و کاملی باشد. به طوری که اگر فردی که در زمینه موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد نیز گزارش را بخواند، گزارش پیچیدگی خاصی نداشته باشد و آن فرد بتواند موضوعات را درک کند. بنابراین زبان گزارش باید زبان ساده‌ای باشد و از بیان جملات و عبارت‌های پیچیده خودداری شود.

همچنین در یک گزارش خوب نباید بیش از حد از اصطلاحات تخصصی و فنی استفاده شود. حتی اگر مجبور شدید از این اصطلاحات استفاده کنید باید آن را توضیح دهید.

به مخاطبان گزارش خود نیز توجه داشته باشید و بدانید که گزارش باید برای آنان کاملا گویا و قابل فهم باشد.

ویژگی‌های یک گزارش کاربردی و کامل

برای آن که بتوانید گزارش کامل و کاربردی ارائه دهید، لازم است به نکات بیشتری توجه کنید. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

·       توجه به قواعد دستوری

بهتر است در گزارش شما قواعد دستوری به صورت کامل رعایت شوند. یعنی مهم است که در جمله بندی شما جملات از نظر جای فعل و فاعل و غیره صحیح باشند. همچنین در استفاده از حروف ربط مانند حروف و، که، از، به و غیره دقت کنید. در نگارش یک گزارش باید بکوشید طی جملات کوتاه، با دقت و صراحت بالا، مطالب را بیان کنید.

·       از شکل درست کلمات بهره گیرید

طبیعتا اتفاق جالبی نیست که در گزارش شما غلط املایی دیده شود. بهتر است به این موضوع دقت کنید و سعی کنید با بازبینی گزارش این موارد را کنترل کنید و اشتباهات را به حداقل برسانید.

·       ترتیب را رعایت کنید

سعی کنید ترتیب را در هنگام نگارش گزارش خود رعایت کنید. به عنوان مثال اگر نیاز است به بیان رویدادهایی بپردازید، سعی کنید به ترتیب وقوع رخ دادن هر رویداد آن‌ها را بیان کنید.

·       ظاهر گزارش نیز مهم است

هیچ کس دوست ندارد یک گزارش بی‌نظم و درهم را بخواند. بنابراین این نکته نیز مهم است و سعی کنید گزارش منظم و مرتبی را ارائه می‌دهید.

اهمیت گزارش نویسی بسیار زیاد است و می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت فردی و سازمانی شما داشته باشد. از این رو پیشنهاد می‌کنیم حتما برای یادگیری این مهارت کلیدی و مهم زمان مناسب را اختصاص دهیم. در طول متن سعی کردیم به نکات متعددی پیرامون نگارش یک گزارش کارآمد و حرفه‌ای اشاره کنیم.

اگر مدیر یک مجموعه هستید، توصیه ما به شما این است که حتما خود مهارت گزارش نویسی را فراگیرید و سعی کنید با ایجاد دوره‌هایی، گزارش نویسی را به کارکنان خود نیز آموزش دهید. چرا که در دنیای امروز نقش مهارت گزارش نویسی کمتر از نقش سایر مهارت‌ های نرم و ارتباطی نیست.

گزارش نویسی در واقع به معنای نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و تجزیه و تحلیل آن ها به شکل کوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی است.
یک گزارش باید به گونه ای نوشته شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.

مهارت گزارش نویسی یکی از مهم ترین مهارت‌هایی است که تمامی انسان ها بر اهمیت آن تاکید دارند، اما زمان زیادی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمی‌دهند، اما خوب است بدانیم اخمیت گزارش نویسی کمتر از اهمیت مهارت ارتباطی نخواهد بود و گزارش نویسی نقش کلیدی در پیشرفت و رشد افراد دارد.

 گزارش خبری

گزارش خبری در واقع به تشریح، توضیح و توصیف یک رویداد خبری می پردازد و اطلاعات تازه ای را به شیوه ای توصیفی ارائه می دهد و حس کنجکاوی مخاطب را با مطرح کردن پرسش ها، اقناع می سازد.

گزارش از اشخاص

گزارش از افرادی که کار بزرگی انجام داده اند همواره مورد توجه مخاطبان قرار می گیرد.

گزارش از سفر

این گزارش به صورت ترکیبی است که با توصیف و تشریح شکل می گیرد. در این نوع گزارش گزارش گر از محوریت خارج می شود.

گزارش مصور

گزارشی است که در آن عکس نقش اصلی و اساسی دارد و با شرح عکس نویسی و صفحه آرایی تکمیل می شود.

گزارش تحلیلی

دیدگاه هایی است که درباره یک رویداد خاص از یک روند اجتماعی ،سیاسی و اقتصادی نوشته می شود.
مراحل مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

چهار مرحله مهم که برای گزارش نویسی باید رعایت شود عبارت است از:

١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات

٢.مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش

٣. مرحله نگارش

٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

برنامه ریزی

مرحله ی برنامه ریزی زیر مجموعه مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

هرچه در ارتباط با کارایی برنامه ریزی برای انجام امور سخن بگوییم بسیار کم است، فردی که در کارهایش برنامه ریزی نداشته باشد، مسلماً به فراهم آوردن یک برنامه شکست خورده در کارها پرداخته است.

زمانی که بدون برنامه کار می کنیم، همانند پری هستیم که در هوای طوفانی مسئله زندگی به این طرف و آن طرف می رویم.

 برنامه ریزی برای تهیه گزارش، بر حسب نوع آن متفاوت است. در این موارد می توانیم تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نخواهد بود، اما اگر هدف ما جست و جوی واقعیت و اعمال دقت باشد، روشی که محققان و پژوهشگران به کار می برند یکی از بهترین روش ها برای انجام این امر است که به روش علمی مشهور است.

 گزارش های اداری و فنی  به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید می باشند و سعی می کنند در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده کنند.

مرحله تدارکات و تهيه مقدمات

مرحله ی تهیه و تدارک زیر مجموعه ی مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.
قبل از آن كه شروع به نوشتن گزارش كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در ارتباط با خود سازمان جمع آوری کنیم، هدف را پیدا کرده و بدانيم كه خوانندگان گزارش چه کسانی هستند و به چه اطلاعاتي از موضوع نیاز دارند، تا بتوانیم در فهم مقصود، آن ها را ياري کنیم و  اطلاعاتي که برای رسیدن به نتیجه نهایی نیازمند است را در اختیار آن ها قرار دهیم.
دانشمندان معتقدند که فكر کردن همان، ترتيب دادن به امور معلوم است که براي رسيدن به مجهول و به عبارت ديگر ترتيب دادن به مقدمات، براي رسيدن به نتيجه انجام می شود، به این معنا که اگر يكي از مقدمات يا اجزاي فكر ناقص باشد، نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد.

فکر کردن خود دارای علل چهارگانه می باشد.

علل چهارگانه فكر

همان گونه كه براي ساختن هر چيز مادي چهار علت وجود دارد، براي فكر کردن نيز چهار عللت وجود خواهد داشت.

1- علت مادي فكر: در واقع به ترتيب امور معلوم می پردازد، مانند، چوب براي ميز.
2- علت صوري فكر: در جهت  سازمان دادن و تنظيم امور معلوم و سپس صورت گري هر یک از آن ها به کار می رود که بر علت صوري فكر دلالت دارد، مانند، شكل و صورت ميز.
3- علت فاعلي فكر: چون هر كاري از فاعل سر مي‌زند و هر ترتيبي دلالت بر ترتيب ‌دهنده دارد، پس نيروي فكر كه در موارد معلوم تصرف كرده، به آن ها شكل و صورت محسوس مي‌بخشد، علت فاعلي، فكر است، مانند، نجار براي تهيه ميز.
4- علت غايي فكر: در واقع زمانی است که به مجهول می رسیم و از آن نتيجه می گیریمف مانند، استفاده از ميز.

دومین مرحله مهارت گزارش نویسی چیست؟

دومین مرحله ی مهارت چهار گانه گزارش نویسی همان مرحله تهیه و سازمان دهی گزارش است.
این موارد زمانی اتفاق می افتد كه گزارش بسيار ساده است و احتياج به تهيه افكار ندارد، اما بايد بدانیم كه بيشتر گزارش ‌هاي اداري، فني، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارند.

هر زمانی که به صورت کامل با فن گزارش ‌نويسي، آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزار‌ش‌ ها آشنا شدیم، می توانیم كار را به صورت عادت دنبال کنیم، به این صورت که افراد نویسنده به یک نظم خاص دست پیدا می کنند و به وسیله آن می توانند توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت کنند.

همان طور که گفتیم مرحله اول گزارش‌ نويسي و مرحله دوم با هم پیوند ناگسستني دارند، به این معنا که در مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی به جمع آوری مطالب و در مرحله دوم مهارت چهار گانه گزارش نویسی، به ترتيب و توالي منطقي آن ها پرداخته می شود، اين دو مرحله شامل مراحل دقت و تمركز فكر می شوند و در نهایت موجب تکوین گزارش خواهند شد.

این مراحل پايه و اساس گزارش را تشكيل مي‌دهند و در زمان محقق شدن اين مرحله ها می توانیم گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بنویسیم.
موفقيت در هر گزارشي وابسته به نحوه طرح ‌ريزي آن می باشد.

سومین مرحله مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

مرحله نگارش، سومین مرحله ی مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

خوب انديشيدن و تمركز داشتن یکی از مراحل نگارش است، نگارش خوب به یک سری سرمايه‌ هاي علمي، آگاهي، دقت و تمرين  نياز دارد که در غیر این صورت گزارش اثر بخش نخواهد بود.

 این مهارت از مهارت چهار گانه گزارش نویسی به ما می آموزد نويسنده و گزارشگر قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه قرار است درباره  آن گزارش تهيه كند، در این زمان برای شروع حرکت به هدف نیاز داریم، زیرا در زمان فراموش شدن هدف، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهیم بود، نبايد فراموش کنیم كه هر جمله از گزارش می تواند حامل پيام باشد و زماني می توانیم به مقصود برسیم كه هدف و موضوع در منافذ جمله‌ها حضور داشته باشد.
گزارش ها چه ساده باشند و چه پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشند و قبل از آغاز كار بايد دارای اهداف زیر باشند.

برانگيختن علاقه خواننده.

اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي خواننده.

دادن پاره‌اي اطلاعات.

حل و فصل یک مساله پيچيده و يا ساده.

اعلام نتیجه یک مأموريت فردي يا گروهي.

اعلام نتیجه یک  تحقيق علمي، اقتصادي و اجتماعی

ارزيابي به وسیله خواننده و صدور حكم نهايي.

چهارمین مرحله از مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

 مرحله تجديد نظر و اصلاح گزارش، چهارمین مرحله از مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

پس از نوشتن گزارش، لازم است گاهی در آن تجديد نظر شود و با مرور دقيق و دوباره نوشته، آن چه به ذهن ما نیامده را دوباره يادداشت و در جاي خود درج کنیم و یا به حذف موارد زاید بپردازیم، اگر تجديد نظر خود را با دقت و حوصله انجام دهیم، تمام اشتباهات و نقايص برطرف خواهد شد.

طبق نظر علما انجام دادنِ سه كار در این مرحله واجب است:

1- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاویه ديد خود نظرش را نسبت به گزارش بیان کند تا در این زمان اگر مانع يا نقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.
2- گزارش را بلند بخوانيم تا از راه گوش و چشم، معايب و كمبودهای آن مشخص شود و سپس به برطرف کردن آن ها بپردازیم.
3- گزارش را پس از یک استراحت كامل از اول بخوانيم تا كاستي‌ها و مطالب اضافي بيشتر خود را نشان دهند و بهتر بتوانيم گزارش خود را اصلاح كنيم.